Tabla de contenido

CAPITULO PRIMERO.. 2

DISPOSICIONES GENERALES.. 2

1.1.          Objetivo de la política. 2

1.2.          Alcance. 2

1.3.          Titulares de la información. 2

1.4.          Cumplimiento del marco legal de protección de datos personales. 2

1.5.          Identificación del responsable del tratamiento de información. 3

CAPÍTULO SEGUNDO.. 3

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.. 3

2.1.          Categorías de datos personales en posesión. 3

2.2.          Proceso de manejo de los datos personales en posesión de COLCDA S.A.S. 3

2.2.1.            Recolección. 4

2.2.2.            Almacenamiento. 4

2.2.3.            Circulación. 4

2.2.4.            Supresión. 5

2.2.5.            Uso. 5

2.3.          Autorización para el tratamiento de datos. 6

2.4.          Medidas de seguridad y protección. 6

2.5.          Obligaciones de los encargados de la información persona. 7

2.6.          En caso de operar como encargado de la información. 7

CAPÍTULO TERCERO.. 7

DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS. 7

PERSONALES. 7

3.1.          Derechos de los titulares. 7

3.2.          Mecanismos para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos. 8

3.3.          Procedimiento para ejercer los derechos como titular de los datos. 9

3.4.          Canales y Responsable. 10

CAPÍTULO CUARTO.. 11

DISPOSICIONES FINALES. 11

CAPITULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALES

1.1. Objetivo de la política

Con base en lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política, que otorga a las personas el derecho de conocer, actualizar y rectificar su información personal almacenada en bases de datos, y en el artículo 20 que reconoce el derecho de todas las personas a acceder a información veraz e imparcial, esta Política de Tratamiento de Información Personal tiene por objeto establecer los lineamientos, reglas y condiciones para el manejo adecuado de la información personal que se encuentra en las bases de datos de los CENTROS DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTRIZ DE COLOMBIA, en adelante – COLCDA S.A.S.

1.2. Alcance

La política contenida en este documento será de aplicación obligatoria en COLCDA S.A.S. y deberá utilizarse para todos los registros de datos personales que posea la empresa en el ejercicio de sus actividades ordinarias. Asimismo, se establecen los derechos de los titulares de la información y se describen los mecanismos para garantizar el ejercicio efectivo del derecho al habeas data, adoptando e implementando los lineamientos y procedimientos adecuados para garantizar su protección y mantener su estricta confidencialidad.

1.3. Titulares de la información

La Política de Tratamiento de Información Personal está dirigida a empleados, contratistas, proveedores, y en general, a cualquier titular de información cuya información personal sea requerida en el marco de nuestras actividades para el adecuado desarrollo de las mismas.

1.4. Cumplimiento del marco legal de protección de datos personales

La presente Política de Tratamiento de Información de expide en cumplimiento del Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, incluyendo las disposiciones establecidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Sentencia C-748 de 2011 y la Circular 002 de 2015 emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

1.5. Identificación del responsable del tratamiento de información

Para identificar a COLCDA S.A.S. como responsable de la información, se detallan a continuación los datos de contacto:

1. Razón Social y NIT: CENTROS DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTRIZ DE COLOMBIA SAS en adelante – COLCDA S.A.S.
2. NIT: 900.277.983-9
3. Dirección y Domicilio: Calle 5 No. 77 15 – Barrio Capri – Cali, Valle
4. Correo Electrónico: ceo@ibr.com.co
5. Teléfonos: 318 500 43 39
6. Página Web: https://colcda.com/

CAPÍTULO SEGUNDO

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

2.1. Categorías de datos personales en posesión

COLCDA S.A.S. recopila datos personales de carácter público y semiprivado, de conformidad con la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales. Las categorías de datos en posesión de COLCDA S.A.S. son las siguientes:

Datos de identificación

• Datos Generales: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, sexo, entre otros.
• Datos Específicos: Firma, nacionalidad, información sobre familiares, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento, defunción, edad, etc.

Datos de ubicación

• Información relacionada con la actividad comercial o profesional: dirección, teléfono, correo electrónico.

Datos de contenido socioeconómico

• Datos tributarios de la persona.
• Información sobre la actividad económica de la persona.
• Historia laboral: experiencia, cargos, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, etc.
• Nivel educativo, capacitación y/o historial académico.
• Información sobre afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS, IPS, ARL, fechas de ingreso/retiro en EPS, AFP, etc.

Otros datos

• Antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las personas.

2.2. Proceso de manejo de los datos personales en posesión de COLCDA S.A.S.

Los datos personales en posesión de COLCDA S.A.S. son gestionados de la siguiente manera:

2.2.1. Recolección

El tratamiento de la información personal por parte de COLCDA S.A.S se lleva a cabo mediante diversas actividades relacionadas con su objeto social y las obligaciones como empleador. La información se solicita directamente a los titulares.

Los instrumentos empleados por COLCDA S.A.S. para la recolección de datos cumplen con todos los requisitos establecidos por la normativa en materia de protección de datos personales y respetan los principios de libertad y finalidad. Cada uno de estos instrumentos incluye la autorización expresa del titular para el tratamiento de sus datos personales. La información personal se obtendrá de tres maneras distintas: a) directamente del titular, b) a través de un tercero que disponga de la autorización correspondiente, y c) de fuentes públicas de información.

Además, se produce la recepción y envío de información personal en las áreas de comunicaciones, eventos y contabilidad. En la mayoría de los casos, se realiza el tratamiento de datos personales públicos y, de manera excepcional, datos personales semiprivados.

Asimismo, la recolección de información personal podrá realizarse a través de medios físicos, digitales o electrónicos. En cada caso se incluirá un aviso de privacidad y una solicitud de autorización, en cumplimiento con los requisitos establecidos en los artículos 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del Decreto 1074 de 2015.

2.2.2. Almacenamiento

La información personal almacenada en nuestras bases de datos se encuentra resguardada en los equipos informáticos de los responsables de los procesos, así como en archivos físicos ubicados en las instalaciones de COLCDA S.A.S. Esta información está protegida por medidas de seguridad física, técnica y administrativa, con controles de acceso establecidos para asegurar que el acceso y la circulación de los datos sean restringidos y estén debidamente controlados.

La información personal sujeta a requisitos legales permanecerá almacenada en nuestras bases de datos conforme a lo estipulado por la ley. En los casos en que la ley no establezca un plazo específico, la información se conservará mientras se mantenga vigente la finalidad para la cual fue recolectada.

2.2.3. Circulación

Por regla general, COLCDA S.A.S. no comparte los datos personales que recopila con terceros. Sin embargo, para cumplir con sus obligaciones, puede transmitir estos datos a otras entidades, en conformidad con los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Estos artículos permiten la transferencia de datos personales cuando es necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la implementación de medidas precontractuales, siempre que se cuente con la autorización del titular o exista un contrato de transmisión de datos.

2.2.4. Supresión

La supresión de la información personal recolectada se llevará a cabo en los siguientes casos:

(I) Cuando ya no sea necesaria para cumplir con aspectos legales, contractuales, tributarios, financieros o de auditoría, o esté cubierta por disposiciones o requerimientos legales.

(II) Cuando la eliminación no afecte la trazabilidad o integridad de las bases de datos o sistemas de información donde se encuentra almacenada.

(III) Cuando se haya cumplido o eliminado la finalidad para la cual la información fue recolectada.

(IV) Cuando sea solicitada por el titular de los datos o por una persona debidamente autorizada, siempre y cuando no contravenga los puntos anteriores.

Sin embargo, es posible que cierta información se conserve exclusivamente con fines estadísticos o de auditoría.

2.2.5. Uso

El tratamiento de datos personales por un Centro de Diagnóstico Automotriz (CDA) se lleva a cabo con los siguientes propósitos:

1. Gestión Administrativa: Para la administración interna, incluyendo la gestión de personal, contratación, y el cumplimiento de obligaciones laborales y contractuales.
2. Procesamiento de Servicios: Para la prestación de servicios relacionados con la inspección y diagnóstico de vehículos, incluyendo la programación y seguimiento de citas, generación de informes y mantenimiento de registros técnicos.
3. Cumplimiento Legal y Normativo: Para cumplir con requisitos legales, reglamentarios y normativos aplicables, incluyendo la conservación de registros según disposiciones legales.
4. Facturación y Contabilidad: Para la gestión de facturación, pagos y registros contables, asegurando la correcta facturación de servicios y la adecuada gestión de transacciones financieras.
5. Comunicación: Para la comunicación con clientes, proveedores y empleados, incluyendo el envío de notificaciones, recordatorios y actualizaciones relacionadas con los servicios prestados.
6. Mejora de Servicios: Para el análisis de datos con el fin de mejorar los servicios ofrecidos, realizar estudios de satisfacción y optimizar los procesos operativos del CDA.
7. Seguridad: Para garantizar la seguridad de las instalaciones y sistemas, mediante la vigilancia y protección de datos personales en cumplimiento con las políticas de seguridad interna.

2.3. Autorización para el tratamiento de datos

COLCDA S.A.S. solicitará la autorización de los titulares de los datos personales de manera libre, previa, expresa y debidamente informada. Para ello, implementará mecanismos adecuados que permitan verificar la obtención de dicha autorización en cada caso. Esta autorización podrá registrarse en cualquier formato, ya sea físico, digital, electrónico u otro que asegure su posterior consulta mediante herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos por la ley.

• Autorización tratamiento de datos niños, niñas y adolescentes

En el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, se garantizará el respeto a los derechos de los menores de edad. COLCDA S.A.S. podrá requerir el tratamiento de dichos datos para cumplir con obligaciones legales específicas, tales como: I) el artículo 32 de la Ley 789 de 2002, que establece la obligación de vincular aprendices; y II) el derecho de los afiliados al Sistema de Seguridad Social a afiliar a familiares dentro del tercer grado de consanguinidad o a menores de 12 años (sean o no parientes), siempre que dependan económicamente del afiliado.

En caso de necesitar recolectar directamente datos personales de niños, niñas y adolescentes, COLCDA S.A.S. solicitará la autorización para el tratamiento con el consentimiento informado de los padres o adultos responsables de los menores.

2.4. Medidas de seguridad y protección

COLCDA S.A.S. ha adoptado las medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para asegurar la protección de los datos personales. Estas medidas están diseñadas para resguardar la confidencialidad, integridad, uso y prevenir el acceso no autorizado o fraudulento. Además, se han implementado internamente protocolos y lineamientos de seguridad que deben ser cumplidos obligatoriamente por todo el personal con acceso a datos personales y sistemas de información.

2.5. Obligaciones de los encargados de la información persona

Las empresas y/o personas externas a COLCDA S.A.S. que, en virtud de una relación contractual, realicen el tratamiento de datos personales deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización y rectificación de sus datos personales.
2. Solicitar y conservar una copia de la autorización correspondiente para el tratamiento de datos personales, informando claramente la finalidad de la recolección.
3. Mantener la información bajo condiciones de seguridad que prevengan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. Implementar un manual interno de políticas que asegure el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 sobre la protección de datos personales.
5. Restringir el acceso a la información exclusivamente a aquellas personas autorizadas para ello.
6. Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios relacionados con la protección de datos personales.

2.6. En caso de operar como encargado de la información

En los casos en que COLCDA S.A.S. actúe como encargado del tratamiento de la información, los responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales por parte de nuestra entidad. Por lo tanto, COLCDA S.A.S. asume que el responsable de la información dispone de las autorizaciones previas y expresas de los titulares con los que tiene contacto para utilizar sus datos personales. Además, proporcionará copias de dichas autorizaciones si como encargados las requerimos, de acuerdo con los fines establecidos en nuestra política de tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO TERCERO

DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS

PERSONALES

3.1. Derechos de los titulares

El Derecho Fundamental al Habeas Data otorga al titular la facultad de solicitar el acceso, actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en posesión de terceros, así como revocar la autorización previamente otorgada para su tratamiento. Si un titular considera que COLCDA S.A.S. posee sus datos personales, puede solicitar en cualquier momento la consulta de dicha información. Asimismo, si estima que COLCDA S.A.S. está haciendo un uso indebido de sus datos, tiene el derecho de presentar una reclamación correspondiente.

El titular de los datos está facultado para solicitar lo siguiente:

1. Acceso gratuito a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
2. Conocer, actualizar y rectificar su información. Este derecho puede ejercerse en caso de que los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, erróneos o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
3. Conocer el motivo y la finalidad por la cual COLCDA S.A.S. recolecta información en sus bases de datos.
4. Revocar la autorización otorgada para la inclusión de sus datos personales en las bases de datos de COLCDA S.A.S. y/o solicitar la eliminación de los datos, siempre que no exista una obligación legal o contractual que lo impida.
5. Presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio si COLCDA S.A.S. no ha atendido satisfactoriamente sus consultas o reclamaciones.
6. Solicitar evidencia de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo en los casos donde se exceptúe expresamente como requisito para el tratamiento, de acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
7. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Las respuestas relacionadas con datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes son de carácter facultativo.

3.2. Mecanismos para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos

• Consulta

El titular de los datos podrá solicitar a COLCDA S.A.S. el acceso a su información personal mediante el mecanismo de consulta. Esta solicitud será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción. Si no es posible responder la consulta dentro de este período, se informarán los motivos de la demora y se proporcionará una respuesta en un plazo adicional de cinco (5) días hábiles.

• Reclamo

El titular de los datos puede presentar un reclamo a COLCDA S.A.S. si tiene alguna inconformidad sobre el uso de sus datos. El reclamo será atendido en un plazo máximo de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a su recepción. Si no es posible resolver el reclamo dentro de este período, se informarán los motivos de la demora y se proporcionará una respuesta en un plazo adicional de ocho (8) días hábiles.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará al titular que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Si no se presenta la información requerida en un plazo de dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, se entenderá que el titular ha desistido del reclamo. En caso de que COLCDA S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo, este será trasladado a la entidad correspondiente en un plazo máximo de dos (2) días hábiles y se informará al titular sobre la situación.

3.3. Procedimiento para ejercer los derechos como titular de los datos

• Titulares o personas facultadas para ejercer los derechos

Podrán ejercer sus derechos cualquier titular de la información o su representante legal. A modo de ejemplo, los siguientes titulares tienen derecho a ejercer estos derechos, sin que esta lista sea exhaustiva ni excluyente:

1. Proveedores y Contratistas
2. Jubilados o Pensionados
3. Aprendices
4. Empleados o Ex-empleados
5. Clientes
6. Socios

• Información que debe acreditar el titular o persona

Para la radicación y atención de su solicitud, se requiere proporcionar la siguiente información:

1. Nombres y apellidos completos.
2. Tipo y número de identificación.
3. Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
4. Medios para recibir respuesta a su solicitud.
5. Motivo(s) y hecho(s) que originan el reclamo, incluyendo una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
6. Firma (si aplica) y número de identificación.

Todo ejercicio de sus derechos requiere de legitimación previa, conforme al artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074. Por lo tanto, cualquier petición o reclamo relacionado con solicitudes de acceso, rectificación, actualización o eliminación de datos deberá estar acompañado de uno de los siguientes documentos:

1. Fotocopia del documento de identidad.
2. Carta autenticada de acreditación de causahabiente.
3. Carta autenticada de representación o apoderamiento.
4. Otro documento que acredite la facultad de representación del titular de los datos.

• Solicitud de imágenes o videos

Si el titular de la información solicita acceso a imágenes o videos en los que aparezca su información, deberá seguir el siguiente procedimiento:

1. Indicar los hechos de la solicitud, especificando la fecha, hora, lugar y cualquier otra información que facilite la ubicación del fragmento de imagen o video requerido.
2. Justificar la necesidad de la solicitud.
3. Presentar los documentos que demuestren que el solicitante es la persona autorizada para realizar dicha solicitud. En caso de que el solicitante sea un tercero, deberá proporcionar un documento de autorización otorgado por el titular de los datos para el acceso a esa información.

• Procedimiento para trámites por solicitud de imágenes y/o videos

Para proceder con el trámite de solicitud de imágenes o videos, COLCDA S.A.S. realizará los siguientes pasos:

2. Verificará si la información aún está almacenada en sus servidores, conforme a lo establecido en el numeral 2.2.2 de la presente política.
3. Revisará la solicitud para determinar su procedencia, asegurándose de que no afecte el derecho a la intimidad u otros derechos fundamentales de personas distintas al titular de la información que aparezcan en las imágenes o videos solicitados.
4. Si la solicitud afecta los derechos de terceros, COLCDA S.A.S. notificará al solicitante que las imágenes contienen datos de terceros que deben ser anonimizados (borrados o fragmentados). Los costos asociados con este proceso de anonimización serán asumidos por el solicitante.
5. Si la solicitud no afecta los derechos fundamentales de terceros, COLCDA S.A.S. citará al titular de la información en sus instalaciones para que pueda visualizar la información solicitada.

3.4. Canales y Responsable

COLCDA S.A.S. pone a disposición los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data:

Estos canales permiten a los titulares solicitar el acceso, actualización, rectificación, y supresión de sus datos personales, así como presentar quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de su información.

• Responsable del cumplimiento de la política

El cumplimiento efectivo de la política, así como la gestión de consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales en COLCDA S.A.S., estará a cargo de la gerencia; Esta persona podrá solicitar la colaboración de otras áreas de COLCDA S.A.S. para verificar el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos personales. Para cualquier duda o consulta sobre esta política, puede contactarnos a través de los canales previamente descritos.

CAPÍTULO CUARTO

DISPOSICIONES FINALES

• Disposiciones

• Medidas permanentes

COLCDA S.A.S. se compromete a verificar de manera continua en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas que se garantice el derecho de hábeas data para los titulares de la información.

• Vínculo con la política

Todos los titulares de la información que mantengan una relación con COLCDA S.A.S. A deberán adherirse a esta política. Aquellos titulares que no sean usuarios finales deberán cumplir también con el manual interno de políticas relativas a la protección de datos personales.

• Cumplimiento de los principios

COLCDA S.A.S. asegura el cumplimiento de los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad en relación con los datos personales almacenados en sus bases de datos.

• Inscripción de las bases de datos en el RNBD

En cumplimiento con la normativa vigente, COLCDA S.A.S. procederá con la inscripción de las bases de datos que posee, conforme a las disposiciones establecidas en el Decreto 090 de 2018, que modifica y redefine los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y actualizará el reporte ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

• Vigencia

Las bases de datos en las que se registran los datos personales tendrán una vigencia correspondiente al período durante el cual se mantenga y utilice la información para los fines establecidos en esta política. Los datos personales proporcionados serán conservados mientras persista la relación contractual con el titular de la información o mientras no se solicite su supresión por parte del interesado, siempre y cuando no exista un deber legal que requiera su conservación.

• Fecha de aprobación de la política y entrada en vigencia

Esta política entra en vigencia a partir del 01 de agosto de 2024 y fue actualizada el 01 de agosto de 2024.